Logotype
Sök

Bolagsstyrningsrapport

Hoist Finance är ett svenskt publikt aktiebolag med organisationsnummer 556012-8489. Bolaget har sitt säte och huvudkontor i Stockholm.

God bolagsstyrning syftar till att skapa förutsättningar för ett aktivt engagemang från aktieägarna. Detta uppnås genom en tydlig och väl avvägd ansvarsfördelning mellan bolagsorganen, vilket säkerställer att marknaden ges korrekt information.

Målet med bolagsstyrningen är dels att säkerställa att bolaget sköts på ett, för aktieägarna, så effektivt och ändamålsenligt sätt som möjligt, dels att Hoist Finance AB (publ) (”bolaget” eller ”Hoist Finance”) följer de regler som lagstiftare och reglerande myndigheter kräver. Bolagsstyrningen syftar även till att skapa ordning och systematik för såväl styrelse som ledning. Genom en tydlig struktur samt klara regler och processer kan styrelsen säkerställa att ledningens och medarbetarnas fokus ligger på att utveckla verksamheten och därigenom skapa aktieägarvärde.

Tillämpning av svensk kod för bolagsstyrning

Sedan den 1 juli 2008 gäller att samtliga bolag vars aktier är upptagna till handel på Nasdaq Stockholm, oavsett marknadsvärde, ska tillämpa Svensk kod för bolagsstyrning. Svensk kod för bolagsstyrning bygger på principen ”följ eller förklara”, vilket betyder att ett bolag kan avvika från kodens bestämmelser utan att detta innebär ett brott mot koden. Ett bolag som avviker från en bestämmelse i koden måste dock förklara varför. Hoist Finance har under 2021 följt samtliga bestämmelser i koden. Bolagsstyrningsrapporten är en del av bolagets förvaltningsberättelse och granskas av bolagets revisorer.

Bolagsstyrning inom bolaget

Hoist Finance lyder under såväl externa som interna styrsystem.

De externa styrsystemen utgör ramarna för bolagsstyrningen inom Hoist Finance. Till dessa hör den svenska aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, lagen om bank- och finansieringsrörelse, föreskrifter och allmänna råd utfärdade av Finansinspektionen och Europeiska Bankmyndigheten, Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter, andra relevanta lagar och föreskrifter samt Svensk kod för bolagsstyrning. Styrning, ledning och kontroll fördelas mellan aktieägarna på bolagsstämman, styrelsen och VD i enlighet med svensk aktiebolagsrätt, Svensk kod för bolagsstyrning och bolagsordningen.

De interna styrsystemen omfattar bland annat den av stämman fastställda bolagsordningen. Därtill har styrelsen antagit policyer och instruktioner som klargör ansvarsfördelningen inom koncernen.

Särskilt viktiga i detta sammanhang är:

  • Arbetsordningen för styrelsen
  • Instruktionen för den verkställande direktören
  • Policy for intern styrning och kontroll
  • Instruktionen för risk- och revisionsutskottet
  • Instruktionen för ersättningsutskottet
  • Instruktionen för investeringsutskottet ocH
  • Attestordningen

Bolagsordning

Bolagsordningen fastställs av bolagsstämman och innehåller ett antal obligatoriska uppgifter av grundläggande natur för bolaget.

Där anges vilken verksamhet bolaget ska bedriva, gränserna för aktiekapitalets storlek och antalet aktier samt antalet tillåtna styrelseledamöter. Bolagsordningen innehåller inga särskilda bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter, eller om ändring av bolagsordningen. För den fullständiga bolagsordningen hänvisas till www.hoistfinance.com

Översikt av styrning

Bolagsstyrning översikt 2022


Aktieägare

Antalet aktier uppgick per 31 december 2021 till 89 303 000 och aktiekapitalet uppgick till 29 767 666,66 kronor. Bolagets aktier ger rätt till en röst per aktie. Vid årsskiftet hade bolaget 5 927 aktieägare. De 15 största ägarna representerade tillsammans 66,6 procent av totalt aktiekapital vid utgången av 2021. Läs mer om bolagets största aktieägare på www.hoistfinance.com

Bolagsstämma

Bolagsstämman är Hoist Finance-koncernens högsta beslutande organ. Vid bolagsstämman ges samtliga aktieägare möjlighet att utöva det inflytande som deras respektive aktieinnehav representerar. Regler som styr bolagsstämman, och vad som ska behandlas vid denna, finns bland annat i aktiebolagslagen och bolagsordningen.

Hoist Finance räkenskapsår löper från och med den 1 januari till och med den 31 december. Kallelse till årsstämma ska enligt aktiebolagslagen ske tidigast sex veckor och senast fyra veckor före årsstämman. På årsstämman fattas bland annat beslut om fastställande av årets balans- och resultaträkningar, vinstdisposition, val av styrelse och revisor, arvode till styrelseledamöter och revisorer samt andra frågor enligt aktiebolagslagen och bolagsordningen. Alla aktieägare som är registrerade i aktieboken sex bankdagar före årsstämman och som inom föreskriven tid har anmält sitt deltagande har rätt att delta på årsstämman, personligen eller genom ombud, och rösta för sitt innehav.

Varje aktieägare har rätt att få ett ärende behandlat vid årsstämman. En aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid årsstämman ska begära detta skriftligen hos styrelsen. Ärendet ska tas upp vid årsstämman, om begäran har kommit in till styrelsen senast en vecka före den tidpunkt då kallelse tidigast får utfärdas (ärendet ska alltså ha inkommit senast sju veckor före årsstämman). Alla aktieägare har rätt att, i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen, på stämman ställa frågor till styrelsen och VD om de ärenden som tas upp på stämman samt om bolagets och koncernens ekonomiska situation.

Årsstämma 2021

Den senaste årsstämman hölls den 13 april 2021. På grund av covid-19-pandemin var deltagande endast möjligt via poströstning. Vid stämman var 30 aktieägare representerade genom poströstning vilket motsvarade 41,68 procent av antalet aktier och röster i bolaget.

Årsstämman beslutade i enlighet med styrelsens respektive valberedningens förslag bland annat om:

  • Fastställande av balans- och resultaträkningar
  • Ingen utdelning
  • Ansvarsfrihet för styrelseledamöter och VD
  • Omval av styrelseledamöterna Malin Eriksson, Lars Wollung och Henrik Käll. Mattias Carlsson, Fredrik Backman, Per Anders Fasth, Niklas Johansson, Helena Svancar och Peter Zonabend valdes till nya styrelseledamöter. Årsstämman valde Mattias Carlsson till ordförande för styrelsen. De tidigare styrelseledamöterna Ingrid Bonde (ordförande), Cecilia Daun Wennborg, Liselotte Hjorth och Robert Kraal lämnade styrelsen i samband med årsstämman
  • Arvode till styrelsens ordförande och övriga ledamöter
  • Omval av EY representerade av Daniel Eriksson, till revisor för tiden intill slutet av nästkommande årsstämma och att arvode till revisorn ska utgå med belopp enligt godkänd räkning
  • Godkännande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
  • Godkännande av aktiebonusplan 2021
  • Bemyndigande till styrelsen avseende emission av aktier
  • Bemyndigande till styrelsen avseende förvärv av egna aktier

Protokollet från årsstämman 2021 finns tillgänligt på www.hoistfinance.com

Valberedning

Valberedningen ska bestå av representanter för tre av de största aktieägarna baserat på aktieägarstatistik från Euroclear Sweden AB per sista bankdagen i augusti året före årsstämman och övrig tillförlitlig ägarinformation som bolaget tillhandahållits vid denna tidpunkt, tillsammans med styrelseordföranden. Det är styrelsens ordförande som sammankallar det första mötet för valberedningen. Om en aktieägare som får förfrågan att ingå i valberedningen avböjer ska frågan gå vidare till nästa aktieägare som storleksmässigt står på tur. Sker ändringar i ägarbilden kan valberedningens sammansättning komma att ändras för att återspegla detta.

Valberedningen lämnar förslag till val av ordförande på årsstämman, styrelseledamöter och styrelseordförande samt arvode till styrelseledamöterna. Valberedningen lämnar även förslag till val och arvodering av revisor. Valberedningen ska i sitt arbete tillvarata samtliga aktieägares intressen. Instruktionen för valberedningens arbete och information om möjligheten att lämna förslag till valberedningen finns på bolagets webbplats www.hoistfinance.com.

Valberedningen består av följande ledamöter: Per Arwidsson (utsedd av Arwidsro) ordförande i valberedningen, Erik Selin (utsedd av Erik Selin Fastigheter AB) och Lars Wollung (styrelseordförande i Hoist Finance). Lars Wollung ersatte Mattias Carlsson som styrelseordförande och därmed även ledamot i valberedningen 17 februari 2022. Fram till 21 januari 2022 var även Joachim Spetz (utsedd av Swedbank Robur Fonder) ledamot i valberedningen. Valberedningen har inför årsstämman 2022 hållit tre protokollförda sammanträden och däremellan haft löpande kontakt. Valberedningen har även haft enskilda intervjuer med flera av de nuvarande styrelsemedlemmarna och bolagets VD.

Valberedningens förslag, redogörelse för valberedningens arbete inför årsstämman 2022, föreslagna styrelseledamöter och revisor offentliggörs i samband med kallelsen till årsstämman.

Styrelse

Hoist Finance styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av minst tre och högst nio styrelseledamöter. Styrelsen ska utses av årsstämman och mandatperioden är ett år. Årsstämman 2021 beslutade att styrelsen ska bestå av Mattias Carlsson (ordförande), Malin Eriksson, Lars Wollung, Henrik Käll, Fredrik Backman, Per Anders Fasth, Niklas Johansson, Helena Svancar och Peter Zonabend. Lars Wollung avgick som styrelsemedlem 15 juni 2021. De tidigare styrelseledamöterna Ingrid Bonde (ordförande), Cecilia Daun Wennborg, Liselotte Hjorth och Robert Kraal avgick i samband med årsstämman.

Vid räkenskapsårets utgång bestod styrelsen av två kvinnor och sex män. Samtliga ledamöter var under 2021 oberoende i förhållande till såväl bolagets större aktieägare (enligt definitionen i punkt 4.4 i Svensk kod för bolagsstyrning), med undantag för Peter Zonabend som inte är oberoende i förhållande till Arwidsro, bolagets största aktieägare. Samtliga ledamöter var oberoende i förhållande till bolaget och koncernledningen under 2021, med undantag för Per Anders Fasth som från och med 31 maj 2021 antog rollen som tillförordnad VD för bolaget. För mer information om styrelseledamöterna, se beskrivningen om bolagets styrelse och koncernledning på bolagets webbsida www.hoistfinance.com.

För information om ersättning till styrelsen, se not 9 ”Personalkostnader”.

Mångfaldspolicy

Styrelsen i bolaget ska som helhet ha en ändamålsenlig och samlad kompetens, erfarenhet och bakgrund för den verksamhet som bedrivs för att kunna identifiera och förstå de risker som verksamheten medför. Målsättningen är att styrelsen ska bestå av ledamöter med kompletterande erfarenheter och kompetenser i varierande ålder, kön och geografiskt ursprung, samt med en varierande utbildnings- och yrkesbakgrund som tillsammans bidrar till ett oberoende och kritiskt ifrågasättande i styrelsen. Bolagets styrelse har antagit en mångfaldspolicy som gäller för styrelsen. Valberedningen beaktar, vid framtagande av sitt förslag till stämman, punkt 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning, styrelsens mångfaldspolicy samt de krav som framgår av Europeiska bankmyndighetens riktlinjer avseende lämplighetsbedömningar av styrelseledamöter för att uppnå mångfald i styrelsen. Bolaget utvärderar löpande styrelsens sammansättning och anser att styrelsen under 2021 har haft en tillfredsställande sådan.

Styrelsens arbete

Styrelsens främsta uppgift är att ta tillvara aktieägarnas och bolagets intressen. Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen svarar även för att koncernen har en lämplig struktur så att bolaget på bästa sätt kan utöva sitt ägaransvar över dotterbolagen inom koncernen. Styrelsen ansvarar för att bolaget följer tillämpliga lagar och föreskrifter, bolagsordningen och Svensk kod för bolagsstyrning. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation samt se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt.

Styrelsen fastställer bland annat bolagets finansiella mål och beslutar om bolagets strategi och affärsplan samt säkerställer god intern kontroll och riskhantering.

Styrelsens uppgifter och arbetsformer regleras av aktiebolagslagen, bolagsordningen och Svensk kod för bolagsstyrning. Uppgifterna och arbetet för styrelsen är dessutom reglerade i lagen om bank- och finansieringsrörelse.

Styrelsen har även fastställt en skriftlig arbetsordning för styrelsen och instruktion om interna rapporter till styrelsen som bland annat behandlar följande:

 1. Styrelsens uppgifter och ansvar
 2. Styrelsens ledamöter
 3. Styrelsens ordförande
 4. Styrelsens sammanträden och
 5. Styrelsens utskott

Styrelsesammanträden 2021

Under 2021 har sammanlagt 17 protokollförda styrelsesammanträden hållits, varav sju ordinarie sammanträden, ett konstituerande sammanträde och nio extra sammanträden. Samtliga styrelseledamöter har närvarat vid dessa möten, med undantag för mötet 9 mars då Malin Eriksson inte deltog. VD, CFO (under vissa delar) och styrelsens sekreterare har deltagit på styrelsens sammanträden. Vid vissa av styrelsens sammanträden har även medarbetare inom bolaget deltagit som föredragande i särskilda frågor.

Styrelsens arbete följer en årlig plan, vilken dock kan justeras beroende på årets händelser och projekt. Majoriteten av styrelsens ordinarie sammanträden hålls i anslutning till bolagets rapportering. Årsbokslut behandlades i februari, årsredovisningen och frågor relaterade till årsstämma i mars, delårsbokslut i maj, juli och oktober, strategi i juni och på ett extra möte i september samt budget och affärsplan för nästkommande år i december. Vidare antas, som huvudregel, styrningsdokumentation och instruktioner på det konstituerande styrelsemötet. På ordinarie styrelsemöten får styrelsen löpande rapportering från styrelseutskott och kontrollfunktioner.

Under 2021 hanterade styrelsen bland annat frågor relaterade till organistation, strategi, kostnadsbesparingsprogram-, byte av VD, investeringar, säkerhet och ersättning. Styrelsen har även haft möte med de externa revisorerna utan koncernledningens närvaro.

Utbildningsinsatser till styrelsen

Styrelsen har under 2021 genomfört flera utbildningsinsatser i olika ämnesområden, exempelvis inom säkerhet- och ICT-risker och AML.

Styrelsens arbete under 2021

Styrelsens utskott

Risk- och revisionsutskottet

Risk- och revisionsutskottet är ett rådgivande och beredande utskott för beslutsärenden innan behandling och beslut sker i Hoist Finance styrelse. Risk- och revisionsutskottet har även mandat att fatta beslut i ärenden hänförliga till upphandling av tjänster som inte rör revision från Bolagets externa revisorer. Risk- och revisionsutskottet ansvarar för att övervaka och säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen samt effektiviteten i intern kontroll och uppgifter som utförs av funktionen för internrevision, riskkontroll, säkerhet och funktionen för regelefterlevnad. Utskottet diskuterar även värderingsfrågor och andra bedömningar i boksluten. Avseende ärenden hänförliga till externrevision ska Risk- och revisionsutskottet, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt, fortlöpande träffa och gå igenom rapporter från bolagets externa revisorer för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning samt diskutera koordinering mellan extern- och internrevision med extern revisor. Risk- och revisionsutskottet ska informera styrelsen om resultatet av en revision, på vilket sätt revisionen bidrog till den finansiella rapporteringens tillförlitlighet och vilken roll utskottet haft i den processen. Risk- och revisionsutskottet ska vidare hålla sig informerat om Revisorsnämndens kvalitetskontroll av bolagets externa revisorer och ansvarar för deras oberoende och opartiskhet samt för urvalsförfarandet vid val av revisor. Risk- och revisionsutskottet ska sammanträda minst fyra gånger per räkenskapsår.

Antalet ledamöter i Risk- och revisionsutskottet ska uppgå till minst tre ledamöter som årligen utses av styrelsen. Utskottets ledamöter får inte vara anställda av bolaget. En av utskottets ledamöter ska väljas till ordförande. Ordföranden får inte vara styrelseordförande i Hoist Finance. Risk- och revisionsutskottet bestod fram till årsstämman 2021 av ledamöterna Cecilia Daun Wennborg (ordförande), Ingrid Bonde och Liselotte Hjorth. I samband med årsstämman 2021 utsågs Per Anders Fasth (ordförande), Niklas Johansson och Mattias Carlsson till ledamöter. Eftersom Per Anders Fasth utsågs till tillförordnad VD 31 maj 2021 lämnade han utskottet, som från och med 15 juni 2021 består av Niklas Johansson (ordförande), Mattias Carlsson och Helena Svancar. Vid utskottets möten närvarar också VD, CFO (under vissa delar) och bolagets externa revisorer. Till utskottets möten kallas även medarbetare inom bolaget för att redogöra för särskilda rapporter eller frågor. Vid Risk- och revisionsutskottets möten förs protokoll, vilka görs tillgängliga för samtliga styrelseledamöter. Vid styrelsemötena rapporterar ordförande i utskottet till styrelsen om vad som diskuterats och föreslagits vid utskottets möten. Utskottet har under 2021 haft åtta möten och samtliga ledamöter har närvarat vid dessa möten.

Ersättningsutskottet

Ersättningsutskottet är ett beredande utskott vars huvudsakliga uppgift är att bereda styrelsens beslut i frågor avseende ersättningspolicy, ersättningar och andra anställningsvillkor för koncernledningen och anställda som är ansvariga för kontrollfunktioner. Ersättningsutskottet ska vidare följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för koncernledningen samt följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ledande befattningshavare som årsstämman fattat beslut om samt gällande ersättningsstruktur och ersättningsnivåer i koncernen.

Antalet ledamöter i Ersättningsutskottet ska vara minst två som årligen utses av styrelsen. Ledamöterna ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagets ledning. Ersättningsutskottet ska sammanträda minst två gånger per räkenskapsår. Ersättningsutskottet bestod fram till årsstämman 2021 av Ingrid Bonde (ordförande), Lars Wollung och Robert Kraal. Sedan årsstämman 2021 består utskottet av Mattias Carlsson (ordförande) och Peter Zonabend. Vid utskottets möten närvarar också VD och HR-chef. Till utskottets möten kan även medarbetare inom bolaget kallas för att redogöra för särskilda rapporter eller frågor. Vid Ersättningsutskottets möten förs protokoll, vilka görs tillgängliga för samtliga styrelseledamöter. Vid styrelsemötena rapporterar ordförande i utskottet till styrelsen om vad som diskuterats och föreslagits vid utskottets möten. Utskottet har under 2021 haft fem möten och samtliga ledamöter har närvarat vid dessa möten.

Investeringsutskottet

Investeringsutskottet är dels ett beredande och dels ett beslutande utskott. Investeringsutskottet ansvarar bland annat för att utvärdera och godkänna standardiserade portföljförvärv med ett värde av 75 MEUR eller mer (50 MEUR eller mer från februari 2022), portföljförvärv som inte är att anse som standardiserade med ett värde av 25 MEUR eller mer samt investeringar som kräver Finansinspektionens godkännande. Investeringsutskottet är även involverade i processen för eventuella omvärderingar av kreditportföljer. Antalet ledamöter i Investeringsutskottet ska uppgå till minst tre ledamöter som årligen utses av styrelsen. Ordföranden i utskottet ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagets ledning och får inte vara ordförande i Hoist Finance. Investeringsutskottet ska sammanträda minst fyra gånger per räkenskapsår samt då ett beslut eller en rekommendation från utskottet krävs i enlighet med bolagets investerings- eller omvärderingspolicy. Fram till årsstämman 2021 bestod utskottet av Malin Eriksson (ordförande), Liselotte Hjorth, Lars Wollung och Henrik Käll. I samband med årsstämman 2021 utsågs Malin Eriksson (ordförande), Henrik Käll, Per Anders Fasth och Helena Svancar till ledamöter. Eftersom Per Anders Fasth utsågs till tillförordnad VD 31 maj 2021 lämnade han utskottet 15 juni 2021.

Till utskottets möten kan även medarbetare inom bolaget kallas för att redogöra för beslutsunderlag i investeringsärenden. Vid Investeringsutskottets möten förs protokoll, vilka görs tillgängliga för samtliga styrelseledamöter. Vid styrelsemötena rapporterar ordförande i utskottet till styrelsen vad som diskuterats, föreslagits och beslutats vid utskottets möten. Utskottet har under 2021 haft tolv möten och samtliga ledamöter har närvarat vid dessa möten.

Avseende standardinvesteringar med ett värde som understiger 75 MEUR och icke standardinvesteringar med ett värde som understiger 25 MEUR, kan Investeringsutskottet överlämna beslutanderätten till bolagets investeringskommitté som består av anställda befattningshavare, såvida sådana investeringar inte kräver Finansinspektionens godkännande.

Styrelsens ordförande

Vid årsstämman den 13 april 2021 nyvaldes Mattias Carlsson till styrelseordförande.

Styrelsens ordförande ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter samt har ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat, bedrivs effektivt samt följer verksamhetens utveckling. Styrelsens ordförande kontrollerar att styrelsens beslut verkställs effektivt samt ansvarar för att styrelsens arbete årligen utvärderas och att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen.

I styrelseordförandens uppgifter ingår särskilt att:

  • I samråd med VD, bestämma vilka ärenden som ska tas upp till behandling i styrelsen och förbereda agendan inför sammanträden samt kalla till sammanträde då det behövs
  • Organisera och leda styrelsens arbete samt bevaka att styrelsen handlägger de ärenden som ankommer på styrelsen enligt lag, bolagsordning och Svensk kod för bolagsstyrning
  • Vara styrelsens talesman gentemot bolagets aktieägare, samt
  • Tillse att VD tillhandahåller tillräcklig information som grund för beslut av styrelsen samt bevaka att styrelsens beslut blir genomförda.

Styrelseutvärdering

Styrelseordföranden initierar en gång per år i enlighet med styrelsens arbetsordning en utvärdering av styrelsens arbete. Utvärderingen för verksamhetsåret 2021 innebar att varje styrelseledamot gavs möjlighet att lämna sin syn på bland annat arbetsform, styrelsemöten, styrelsens samt ledningens arbete och struktur under året via en digital utvärderingsplattform. Syftet med utvärderingen är att få en uppfattning om styrelseledamöternas åsikt om hur styrelsearbetet bedrivs och vilka åtgärder som kan vidtas för att effektivisera styrelsearbetet. Avsikten är också att få en uppfattning om vilken typ av frågor styrelsen anser bör ges mer utrymme och på vilka områden det eventuellt krävs ytterligare kompetens i styrelsen. Resultatet av utvärderingen delades med styrelsens ledamöter och valberedningen. 

VD och koncernledning

VD utses av styrelsen och leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som styrelsen har antagit samt ansvarar för den löpande förvaltningen av bolagets och koncernens verksamhet enligt aktiebolagslagen. Vidare bestämmer VD tillsammans med styrelseordföranden vilka ärenden som ska behandlas vid styrelsens sammanträden. Styrelsen fastställer årligen en VD-instruktion och utvärderar fortlöpande VDs uppgifter.

Per Anders Fasth är tillförordnad VD för bolaget sedan den 31 maj 2021. Innan dess var Klaus-Anders Nysteen VD. För mer information om VD och VDs aktieinnehav hänvisas till beskrivningen om bolagets styrelse och koncernledning samt till bolagets webbplats www.hoistfinance.com.

Till hjälp för att leda den operativa verksamheten samråder VD med koncernens ledningsgrupp i frågor av större eller principiell betydelse. Koncernledningsgruppen sammanträder regelbundet och under de former som VD bestämmer. Koncernledningen består förutom VD av de personer som VD utsett. Koncernledningens roll är bland annat att förbereda och implementera strategier, hantera frågor rörande bolagsstyrning, organisationen och hållbarhet samt följa upp bolagets finansiella utveckling.

VD har även ALCO, Asset and Liability Committee, till sitt förfogande för att leda den operativa verksamheten. Utskottet består av CFO (ordförande), VD, Head of Accounting, Head of Treasury och Head of Risk Control (medlem utan rösträtt). ALCO är bland annat ansvarigt för att bestämma villkoren, inklusive räntenivåer, för all finansiering, bestämma hedging-strategier för marknads- och finansiella risker, för att bestämma varaktigheten, storleken och likviditeten för likviditetsportföljen och för att bestämma förutsättningarna och villkoren som förväntas ha en materiell effekt på koncernens (1) finansieringsstrategi, kostnader och riskmått, (ii) likviditetsriskmått och (iii) rating i relation till etableringen av nya värdepapperiseringstransaktioner och transaktioner med säkrad finansiering.

VD ansvarar för att styrelsen erhåller information och nödvändiga beslutsunderlag samt är föredragande och ansvarig för att presentera förslag vid styrelsemötena i frågor som beretts inom bolaget. VD håller kontinuerligt styrelsen och ordföranden informerade om bolagets och koncernens finansiella ställning och utveckling. VDs arbete utvärderas fortlöpande av styrelsen.

I VD:s huvudsakliga uppgifter ingår bland annat att:

  • Ansvara för finansiell rapportering genom att tillse att bokföringen inom bolaget fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.
  • Leda och samordna verksamheten inom koncernen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar, samt
  • Tillse att styrelsens beslut blir genomförda samt kontinuerligt hålla styrelsen informerad om utvecklingen av bolagets och koncernens verksamhet, resultat och ekonomiska ställning.

Koncernledningen

För information om medlemmarna i bolagets koncernledning, se beskrivningen om bolagets styrelse och koncernledning samt bolagets webbplats www.hoistfinance.com.

För information om ersättning till VD och koncernledning se not 9 ”Personalkostnader”.

Viktiga riktlinjer

Bolaget har inrättat en hållbarhets- och etik-kommitté bestående av VD, hållbarhetschef, chef för regelefterlevnad samt vissa andra chefer som VD nominerar. Bolagets hållbarhetspolicy tillämpas koncernövergripande och i det dagliga arbetet vidtas åtgärder för att uppnå både koncerngemensamma och lokala mål. Styrstrukturen för hållbarhetsarbetet består av ett ramverk för intern styrning och kontroll innefattande en ändamålsenlig organisation med en tydlig ansvarsfördelning mellan ledning, verksamhet och kontrollfunktioner samt principer, styrdokument och processer. För att ytterligare stärka tillämpningen och relevansen i varje styrdokument allokeras vart och ett av styrdokumenten till enskilda så kallade dokumentägare, vilka ofta också är ansvariga för det specifika området. Ledningen är ansvarig för hållbarhetsstrategin. Det dagliga ansvaret för uppfyllnad av enskilda mål ligger under respektive chef.

Bolagets etiska riktlinjer utgörs av ett paraplydokument med flera anknutna dokument som är framtagna för att kunna tillämpas av såväl anställda som samarbetspartners. Paraplydokumentet anger de grundläggande värderingarna och principerna samt innehåller en presentation av några av de anknutna dokumenten. Alla anställda utbildas löpande i etiska frågor och utbildningsstatistik följs upp på månadsbasis.

Bolaget har ett program för att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism. Programmet uppdateras löpande och omfattar bl.a. arbetssätt, IT-system, policyer, utbildning och rappporteringsrutiner.

Revisor

Vid årsstämman 2021 omvaldes det registrerade revisionsbolaget Ernst & Young AB till revisor i bolaget för tiden intill slutet av nästkommande årsstämma. Auktoriserade revisorn Daniel Eriksson är huvudansvarig revisor.

Finansiell rapportering

Styrelsen ansvarar för att bolagets organisation är utformad så att bolagets ekonomiska förhållanden kan kontrolleras på ett betryggande sätt och att finansiella rapporter såsom delårsrapporter och årsbokslut utformas i enlighet med lag, tillämpliga redovisnings-standarder och övriga gällande krav. Delårsrapporterna behandlas initialt av Risk- och revisionsutskottet och beslutas sedan av styrelsen i sin helhet. Styrelsen säkerställer kvalitén på den finansiella redovisningen genom Risk- och revisionsutskottet. Styrelsen och Risk- och revisionsutskottet behandlar inte bara koncernens finansiella rapporter och mer väsentliga redovisningsfrågor, utan även bland annat frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentlig osäkerhet i redovisade värden, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar samt andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet. VD ska se till att bokföringen i bolaget fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. För bolaget och koncernen upprättas ett bokslut varje månad. Styrelsen och koncernledningen får kontinuerligt information om bolagets och koncernens ekonomiska situation.

För att säkerställa den finansiella rapporteringen inom koncernen avges månatliga rapporter direkt i ett gemensamt koncerninternt redovisningssystem med kvalitetskontroller. I samband med den periodiska rapporteringen görs även detaljerade analyser och avstämningar. Konsolideringsprocessen innehåller dessutom ett antal specifika avstämningskontroller. Hoist Finance har tagit fram ett internt ramverk för redovisning och rapportering, Hoist Finance Financial Framework.

Interna rapporter

Styrelsen ska följa den ekonomiska utvecklingen, säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen och den interna kontrollen samt regelbundet följa upp och utvärdera verksamheten. Interna rapporter såsom bokslut för koncernen upprättas och lämnas till styrelsen regelbundet. För koncernen upprättas för varje räkenskapsår en resultat-, balans- och investeringsbudget som normalt fastställs vid styrelsemöte i december.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare m.m.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare har antagits av årsstämman den 13 april 2021. Ersättning till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig och får bestå av fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner och andra förmåner. Ersättningen i Hoist Finance ska uppmuntra ledande befattningshavare att främja bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet samt ett agerande enligt bolagets etiska kod och värdegrund. Vidare ska ersättningen utformas så att Hoist Finance kan attrahera, behålla och motivera medarbetare med rätt kompetens. Ersättningen ska uppmuntra goda prestationer, sunda beteenden och risktaganden som ligger i linje med förväntningarna från kunder och aktieägare. Hoist Finance affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhetsarbete finns beskrivna på bolagets webbsida www.hoistfinance.com.

Den rörliga ersättningen till ledande befattningshavare ska utgå i form av ett långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogam, ett så kallat LTIP, och ska inte överstiga 100 procent av den årliga fasta kontantlönen. Den rörliga ersättningen ska baseras på olika finansiella och icke-finansiella kriterier, samt vara kopplad till koncernens respektive affärsenhetens resultat samt individuella mål. Den är således starkt kopplad till bolagets strategi och därmed bolagets långsiktiga värdeskapande, inklusive dess hållbarhet.

Vid fastställande av den rörliga ersättningen ska samtliga risker i bolagets verksamhet beaktas, och ersättningen ska stå i proportion till koncernens intjäningsförmåga, kapitalkrav, resultat och finansiella ställning. Utbetalning av ersättning får inte motverka koncernens långsiktiga intressen och är beroende av att den ledande befattningshavaren har följt interna regler och rutiner. Den ledande befattningshavaren får inte heller ha deltagit i eller varit ansvarig för någon åtgärd som har resulterat i betydande ekonomiska förluster för koncernen eller den berörda affärsenheten.

För ledande befattningshavare ska 60 procent av den rörliga ersättningen skjutas upp under en period om minst tre år. Den rörliga ersättningen, inbegripet den ersättning som skjuts upp, ska endast betalas ut till den ledande befattningshavaren till den del det är försvarbart med hänsyn till koncernens och den berörda affärsenhetens finansiella situation och om det är motiverat enligt koncernens och den berörda affärsenhetens resultat samt den ledande befattningshavarens måluppfyllelse.

Pensioner och försäkringar erbjuds enligt nationella lagar, bestämmelser och marknadspraxis i form av antingen kollektivavtalade eller företagsspecifika planer, eller enligt en kombination av dessa två. Hoist Finance har premiebestämda pensionsplaner. Enstaka ledande befattningshavare har bruttolön och i dessa fall görs inga pensionsavsättningar från bolaget. Riktlinjerna framgår i sin helhet av not 9 ”Personalkostnader”. Information om löner och andra ersättningar till ledande befattningshavare framgår av not 9 ”Personalkostnader”.

Internkontroll över finansiell rapportering

Intern styrning och kontroll

Den interna styrnings- och kontrollprocessen är reglerad i lagar och regler och det yttersta ansvaret ligger hos styrelsen. I Sverige, där bolaget har sitt säte, är det främst aktiebolagslagen, lagen om bank- och finansieringsrörelse, Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd, Svensk kod för bolagsstyrning och börsreglerna som reglerar intern styrning och kontroll.

Hoist Finance har ett ramverk för styrning och intern kontroll vilket syftar till att ge nödvändiga förutsättningar för att hela organisationen ska kunna bidra till effektivitet och hög kvalitet i bolagsstyrningen, genom bland annat tydliga definitioner, utnämningar av roller och ansvar, liksom koncernövergripande verktyg och rutiner.

Hoist Finance tillämpar COSO-modellen för intern kontroll av den finansiella rapporteringen.

COSOs mål är att utveckla ett ramverk som direkt kan användas av ett bolags ledning för att utvärdera och förbättra organisationens övergripande riskhantering främst inom tre relaterade områden: företagsövergripande riskhantering, intern kontroll och bedrägeribekämpning.

Roller och ansvar

Styrelsen har det yttersta ansvaret för att begränsa och övervaka riskexponeringen inom Hoist Finance. Styrelsen och Risk- och revisionsutskottet ansvarar för att fastställa de viktigaste reglerna och riktlinjerna för intern kontroll.

Risk- och revisionsutskottet bistår styrelsen genom att löpande övervaka de risker som kan påverka den finansiella rapporteringen samt vid framtagande av manualer, policyer och redovisningsprinciper. Risk- och revisionsutskott interagerar direkt med de externa revisorerna.

VD ansvarar för en effektiv utformning och genomförande av intern kontroll inom koncernen. CFO ansvarar för utformning, genomförande och korrekt tillämpning av ramverket för intern kontroll på central nivå. De lokala ledningarna ansvarar för utformning, genomförande och korrekt tillämpning på lokal nivå.

Hoist Finance roller och ansvarsområden avseende intern kontroll och riskhantering är uppdelade i tre försvarslinjer.

De tre försvarslinjerna utgör tillsammans ramverket för intern kontroll vilket ska utveckla och upprätthålla system som säkerställer:

  • Effektiv och ändamålsenlig affärsverksamhet
  • Tillräcklig riskkontroll
  • Affärsstyrning
  • Tillförlitlig finansiell och icke-finansiell rapportering (såväl internt som externt), samt
  • Efterlevnad av lagar och regler, tillsynsmyndigheters krav samt interna policyer och rutiner.

Ansvarsområden

Funktionen för riskkontroll

Funktionen för riskkontroll ansvarar för att lämna relevanta och oberoende analyser, råd och expertutlåtanden om bolagets risker. Dessutom ansvarar funktionen för att kontinuerligt utvärdera och vidareutveckla bolagets ramverk för riskhantering för att säkerställa att det är ändamålsenligt. Det innebär att funktionen för riskkontroll:

  • Kontrollerar att alla väsentliga risker som bolaget exponeras för identifieras, analyseras och hanteras på ändamålsenligt vis av berörda funktioner.
  • Identifierar och rapporterar risker som uppstår på grund av brister i bolagets riskhantering och rekommenderar hur bristerna kan åtgärdas och därmed hur dessa risker kan undvikas eller minimeras i framtiden.
  • Regelbundet lämnar information, analyser och råd om bolagets risker till styrelse och VD.
  • Lämnar relevant information som kan utgöra underlag för beslut när bolaget tar fram eller ändrar sin riskstrategi och riskaptit och bedömer föreslagen riskstrategi och lämnar en rekommendation innan beslut fattas.
  • Bedömer, när bolaget lägger fram förslag eller fattar beslut som medför att riskerna kan öka väsentligt, om dessa är förenliga med bolagets riskaptit.
  • Identifierar, kontrollerar och rapporterar risker för fel i bolagets antaganden och bedömningar som ligger till grund för den finansiella rapporteringen.
  • Utvärderar risker innan bolaget beslutar om nya, eller väsentligt förändrade, produkter, tjänster, marknader, processer och IT-system samt vid större förändringar i bolagets verksamhet och organisation samt utvärderar hur dessa kan förväntas påverka bolagets sammanvägda risk.

Funktionen för regelefterlevnad

Funktionen för regelefterlevnad ansvarar för att säkerställa att bolaget fullgör sina förpliktelser enligt de lagar, förordningar och andra regler som gäller för den tillståndspliktiga verksamheten.

Det innebär att funktionen för regelefterlevnad:

  • Identifierar vilka risker som finns om bolaget inte fullgör sina förpliktelser enligt författningar och andra regler som gäller för den tillståndspliktiga verksamheten, samt övervakar och kontrollerar att riskerna hanteras av berörda funktioner
  • Övervakar och kontrollerar efterlevnaden av dels författningar och andra regler, dels relevanta interna regler
  • Regelbundet granskar och bedömer om bolagets rutiner är ändamålsenliga och effektiva
  • Lämnar rekommendationer till berörda personer baserade på de iakttagelser som funktionen gjort
  • Ger råd och stöd till bolagets personal, VD och styrelse om dels de författningar och andra regler som gäller för den tillståndspliktiga verksamheten, dels interna regler
  • Informerar och utbildar berörda personer om nya eller ändrade regler
  • Kontrollerar att nya, eller väsentligt förändrade, produkter, tjänster, marknader, processer, IT-system samt större förändringar i bolagets verksamhet och organisation följer de författningar och andra regler som gäller för bolagets tillståndspliktiga verksamhet (t.ex. via ”New Product Approval Process” eller ”Change management process”, samt
  • Regelbundet informerar och rapporterar till bolagets VD och styrelse.

Säkerhetsfunktionen

Bolagets säkerhetsfunktion är organiserad som en kontrollfunktion. Säkerhetschefen ansvarar för att säkerhets- och ICT-risker identifieras, monitoreras, hanteras och rapporteras.

Säkerhetsfunktionen stöttar hela koncernen i säkerhets- och ICT-risker och rapporterar löpande till VD, styrelse och Risk- och revisionsutskottet.

Internrevisionsfunktionen

Funktionen för internrevision ansvarar för att det utförs en oberoende granskning och tillsyn av arbete inom såväl första som andra försvarslinjen. Det innebär att funktionen för internrevision arbetar efter en aktuell och riskbaserad revisionsplan som styrelsen fastställt, där den granskar och regelbundet utvärderar:

  • Om bolagets organisation, styrningsprocesser, IT-system, modeller och rutiner är ändamålsenliga och effektiva
  • Om bolagets interna kontroll är ändamålsenlig och effektiv samt om verksamheten drivs i enlighet med bolagets interna regler
  • Om bolagets interna regler är lämpliga och förenliga med lagar, förordningar och andra regler
  • Tillförlitligheten i bolagets finansiella rapportering, inklusive åtaganden utanför balansräkningen
  • Tillförlitligheten och kvaliteten på det arbete som utförs inom bolagets övriga kontrollfunktioner, samt
  • Bolagets riskhantering utifrån den beslutade riskstrategin och riskaptiten.

Funktionen för internrevision lämnar även rekommendationer till berörda personer, baserade på de iakttagelser som funktionen gjort, och följer upp om åtgärderna efter en tid har genomförts samt rapporterar regelbundet till bolagets styrelse.

Tre försvarslinjer för riskhantering och intern kontroll

1a försvarslinjen
Den första försvarslinjen består av affärsorganisationen. De är ansvariga för att verksamheten sköts inom ramen för fastställd riskexponering, intern kontroll samt i enlighet med fastställda regler som gäller för Hoist Finance. Den första försvarslinjen har en välfungerande styrningsmodell och en effektiv process för att identifiera, mäta, värdera, följa upp, minimera och rapportera risk.

2a försvarslinjen
Den andra försvarslinjen består av funktionen för riskkontroll, funktionen för regelefterlevnad och säkerhetsfunktionen som är tre oberoende funktioner. Detta innebär att de övervakar och kontrollerar Hoist Finance risker. De rapporterar oberoende av varandra till VD och styrelse.

3e försvarslinjen
Den tredje försvarslinjen består av funktionen för internrevision som oberoende genomför revisioner och granskningar, och lämnar bedömningar om Hoist
Finance processer för intern kontroll och riskhantering till styrelsen. Funktionen för internrevision rapporterar till styrelsen.

Processen för intern kontroll

Det är styrelsen som har det yttersta ansvaret för att säkerställa en fungerande intern kontroll. Systemen för intern kontroll och riskhantering avseende finansiell rapportering är utformade för att uppnå rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen och säkerställa att de finansiella rapporterna är framtagna i överensstämmelse med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag.

Den interna kontrollprocessen i Hoist Finance följer COSO-modellen som baseras på följande komponenter:

  • Kontrollmiljö
  • Riskbedömning
  • Kontrollaktiviteter
  • Information och kommunikation, samt
  • Uppföljning

Kontrollmiljön utgör basen för bolagets interna kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Den interna kontrollen bygger huvudsakligen på den företagskultur och de värderingar som etableras av styrelsen och koncernledningen samt den organisatoriska strukturen med tydliga befogenheter och ansvar. Policyer och instruktioner dokumenteras och utvärderas kontinuerligt. Dessa styrdokument samt genomarbetade processbeskrivningar görs tillgängliga för berörd personal.

Riskbedömningen inkluderar processer för att identifiera, analysera och utvärdera risker i den finansiella rapporteringen. I detta moment bedöms och prioriteras de områden som respektive affärsområde anser vara mest relevanta i bolaget utifrån en riskanalys. Riskanalysen beaktar såväl sannolikheten som konsekvensen av att en risk materialiseras. Riskanalys utförs regelbundet på koncernnivå för att identifiera och skapa förståelse för riskerna i koncernen, både vad gäller väsentlighet och komplexitet. Riskanalysen används sedan som utgångspunkt för att bestämma vilka områden som ska prioriteras och hur riskerna inom dessa ska begränsas och hanteras.

Kontrollaktiviteter är aktiviteter som har till uppgift att begränsa riskerna och säkerställa tillförlitlighet i bolagets organisation. Det främsta syftet med kontrollaktiviteterna, som kan vara av såväl manuell som automatiserad karaktär, är att upptäcka och förebygga fel och därigenom säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen. Attestinstruktioner, betalningsinstruktioner, verifieringar, avstämningar, affärsgenomgångar, generella IT-kontroller liksom ansvarsfördelning är exempel på kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna återfinns på såväl dotterbolags- som på koncernnivå.

Information och kommunikation är både ett internt verktyg för att stärka den interna kontrollmiljön och en process för att säkerställa att korrekt information identifieras, samlas in och kommuniceras. Detta på ett sätt och inom en tidsram som möjliggör för organisationen att utföra sina arbetsuppgifter. Inom koncernen har policyer och instruktioner antagits och bolagets ekonomihandbok, Hoist Finance Financial Framework, innehåller anvisningar och råd för redovisning och finansiell rapportering. Policyer, instruktioner och ekonomihandboken uppdateras kontinuerligt och är tillgängliga för hela organisationen. Utöver detta hålls regelmässiga möten med redovisningspersonal och lokala ekonomichefer för att informera om nya eller uppdaterade lagar och regler som är tillämpliga på Hoist Finance, samt om ansvaret för den interna kontrollen. En annan viktig kommunikationskanal är koncernens intranät. Vidare får styrelsen ytterligare information avseende riskhantering, intern kontroll och finansiell rapportering via kontrollfunktionerna och Risk- och revisionsutskottet. För att säkerställa att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig finns en kommunikationspolicy. Bolaget har också etablerat ett Informationsgivningsutskott som fattar beslut angående informationsgivning till kapitalmarknaden.

Uppföljning sker på alla nivåer inom koncernen. Bolaget utvärderar regelbundet den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Arbetet med internkontroll rapporteras till styrelse och Risk- och revisionsutskott. Rapporteringen utgör grunden för styrelsens utvärdering och bedömning av effektiviteten i den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen och ligger till grund för beslut om eventuella förbättringsåtgärder. Bolaget har en process för incidentrapportering där incidenter rapporteras och analyseras och åtgärder vidtas för att minska risker så länge det är ekonomiskt försvarbart. Bolaget har också en intern process för s k visselblåsning, där anställda anonymt kan rapportera misstankar om oegentligheter i organisationen.

Kompetens inom finansiell rapportering

Kvaliteten i den finansiella rapporteringen styrs till stor del av organisationens kompetens i redovisningsfrågor samt hur ekonomi-, redovisnings- och finansfunktionerna är bemannade och organiserade. VD och ekonomifunktionen är kontinuerligt involverade i den löpande finansiella rapporteringen och har därmed insyn i framtagandet av den finansiella informationen. Ekonomifunktionerna är organiserade och bemannade utifrån behovet av att säkerställa att koncernen upprätthåller en hög redovisningsstandard samt följer lagstiftning, regler och normgivning inom redovisningsområdet. VD och ekonomifunktionen arbetar aktivt för att säkerställa att koncernen har personal med rätt kompetens på alla nyckelpositioner samt att det finns rutiner för att säkerställa att personer har de kunskaper som krävs.

Den här webbplatsen använder kakor för att erbjuda bästa möjliga användarupplevelse. Om du fortsätter utan att göra några ändringar godkänner du detta. Läs mer om kakor här

- Annual Report 2021 -
- Årsredovisning 2021 -